Bestyrelsen

Bestyrelsens overordnede opgave er at varetage foreningens drift, aktiviteter og udvikling mellem generalforsamlingerne. Det betyder at bestyrelsen først og fremmest skal træffe de beslutninger, der er nødvendige for foreningens drift og udvikling. Det er nødvendigvis ikke bestyrelsen som løser/udfører alt selv. Medlemmer kan engageres i udvalg, arbejdsgrupper og lignende, blot er det i sidste ende bestyrelsens der har ansvaret for, om opgaverne bliver løst som aftalt.

Nogle eksempler på bestyrelsens opgaver kan bl.a. være at:

  • Tegne foreningens formål
  • Økonomi og udarbejder driftsbudget
  • Sikrer, at foreningen lever op til sine juridiske forpligtelser
  • Sikre, at medlemmer har indsigt i og indflydelse på foreningen
  • Sikre at vedtægterne overholdes, udvikles og løbende får et eftersyn
  • Kommunikere med medlemmer samt lokale interessenter og myndigheder

Roller, ansvar og ledelsesopgaver i bestyrelsen

Når bestyrelsen er konstitueret efter Generalforsamling, er det en af de første opgaver at drøfte, hvordan vi bedst fordeler opgaver på bestyrelsens forskellige medlemmer. Den normale organisering jf. vedtægter,  vil bestå af nedenstående roller med tilhørende ansvar/opgaver:

Formand

  • at være den, der i et godt samarbejde med bestyrelsen leder, fordeler og uddelegerer foreningens opgaver, alt efter beføjelser.
  • at være den, der sikrer, at der tages initiativ til nye tiltag i foreningens aktiviteter, alt ud fra foreningens målsætning og idégrundlag
  • at være den, der i samarbejde med kassereren i foreningen udarbejder det årlige budget til
    endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde/ på generalforsamling.
  • at være den, der foretager den udadvendte kontakt til offentlige myndigheder, andre foreninger
    og sammenslutninger, når kontakten ikke er fordelt til andre i bestyrelsen
  • at være den, der hjælper øvrige arbejdsområder med råd og dåd, samt følger op tværgående
  • at være den, der leder bestyrelsesmøder og foranlediger mødeledelse til foreningens andre møder
  • i samarbejde med Sekretær, at arrangerer årets Sankt Hans Aften og Høstfest.
  • at være webmaster

Næstformand

  • at være stedfortræder for formanden

Kasserer

  • at være den, der udfærdiger foreningens årlige budget i samarbejde med formanden og til fremlæggelse på bestyrelsesmøde
  • at være den, der løbende har overblik over foreningens økonomi, herunder at kunne udarbejde nødvendige budgetter, samt opfølgning på udfærdigede budgetter
  • at være den, der løbende fører foreningens regnskab, herunder bogføring og afstemning af kassekladde, samt bogføring af diverse udskrifter
  • at være den, der udfærdiger foreningens årlige regnskab, indhenter revisor godkendelse samt fremlægger dette på foreningens årlige generalforsamling
  • at være den, der udarbejder og udbetaler omkostningsgodtgørelse til foredrag, kunstner el.lign., herunder opfølgning af dette
  • at modtage/samle bilag for både indtægter og udgifter via kasserer@tranekaerbeboerforening.dk
  • at fører medlemskartotek samt indhente medlemskontingent. Personlig data om medlemmer er begrænset til navn, adresse og email samt liste opbevares iht. persondataloven med Formanden som dataansvarlig.
  • at registre og velkomme nye medlemmer
  • at håndterer reservation/leje af beboerhuset

Bemærk: Kasserer udbetaler aldrig beløb, uden der vedlægges kvittering for et køb. Dermed er alle løbende indkøb/udgifter udlæg fra bestyrelsen/medlemmer, som efterfølgende udbetales ved fremsendelse af bilag.

Sekretær

  • at oprette dagsorden til bestyrelsesmøder inkl. indkomne emner.
  • at være referent til bestyrelsesmøder
  • at publicere mødereferater på hjemmeside
  • at håndterer fællesspisninger samt kokkehold.
  • i samarbejde med Formand, at arrangerer årets Sankt Hans aften og Høstfest
  • at ansøge fonde m.v. i samarbejde med Formanden
  • at fremme leje af beboerhuset, hjemmeside, sociale medier, vilkår … 

Vicevært

  • at tilse beboerhuset samt sportspladsen for evt. vedligehold, forbedringer eller skader der skal prioriteres af bestyrelsen.
  • at arrangerer medlemsarbejdsdage, opretholde ‘to-do’ liste samt koordinerer evt. materiale/materiel indkøb. 
  • at modtage lejere af beboerhuset samt forestå og godkende aflevering
  • at bestille rengøring efter leje, aflæse elmåler – begge sendes til kasseren for fakturering.
  • at arrangerer Petanque på sportspladsen, vedligeholde udstyr og bane(r) samt koordinerer bemanding på spilledage. 

Revisor / Revisor Suppleant

  • at gennemgå, kontrollerer bogføring samt godkende årsregnskabet 

Kultur og Suppleanter

  • at samle, prioriterer, planlægge samt arrangerer foreningens kulturelle aktiviteter. Det være sig arrangementer der holdes som åbne for alle, lukkede via tilmelding med betaling samt sikre finansiering af en begivenheds evt. omkostning. Arrangementer/begivenheder spænder fra foredrag, koncerter arrangementer om kunsthåndværk, ølbrygning, smagninger og meget meget mere.
  • i samarbejde med Webmaster, at vedligeholde årskalenderen på hjemmeside, samt koordinerer evt. markedsføring i avis, flyers, social medie osv.
  • at agerer vært for arrangementer, præsenterer og velkomme medlemmer samt foredragsholdere m.fl.
  • at koordinerer forplejning til arrangementer, beslutte evt. vådt som tørt samt betaling
  • at sikre en brede i medlemstilbud, det være sig arrangementer for henvendt de fleste, men også special emner til en snæver kreds. Sidstnævnte kan holdes på forskellige lokationer alt efter behov.

Uddelegering af opgaver uden for bestyrelsen

Medlemsinddragelse kan på mange forskellige måder påvirke foreningens virke. Formelt vil den normalt udgøres af formanden og bestyrelsen, men reelt behøver det ikke (kun) at være sådan. Af mange grunde er det en god ide at tilrettelægge foreningens daglige arbejde på en måde, der skaber mulighed og grobund for:

  • Aktiv medlemsinddragelse
  • Nytænkning, omstilling og udvikling
  • Åbenhed i beslutningsgangen

I bestyrelsen kan vi drøfte, om der er opgaver, vi har mulighed for at placerer i en gruppe bestående af medlemmer uden for bestyrelsen. Det kan være til nye eller eksisterende arbejdsgrupper, eller ad hoc-grupper.

Når vi uddelegerer opgaver til en gruppe, skal vi altid  træffe en beslutning om, hvilke beføjelser denne gruppe gives samt hvordan information/beslutninger kommer tilbage til bestyrelsen. Det er kutyme, at der altid deltager en person fra bestyrelsen i en gruppe, dermed sikres vidensdeling på bestyrelsesmøder samt dennes inddragen.

Alle beslutninger dokumenteres i referater samt offentliggøres på vores hjemmeside – yderligere oprettes dedikeret 'gruppe' sted på hjemmeside, som beskrivelser gruppes formål, målsætning og ressourcer (tid, budget og evt. hænder) og/eller arbejdsbeskrivelser. Det er bestyrelsens ansvar at gøre det klart, hvem der kan handle og agerer 'beslutningstager' på vegne af foreningens bestyrelse.